Politique de confidentialité

1. Introduction et portée

La présente Politique de confidentialité décrit comment Workless, fournisseur du service de téléphonie professionnelle Callizy, traite les renseignements personnels dans le cadre de la fourniture du service.

Callizy est un service destiné aux entreprises, organisations et travailleurs autonomes. Il n'est pas conçu comme un service grand public. L'inscription présuppose un usage professionnel et implique l'acceptation des Conditions Générales de Vente et de la Politique d'Usage Raisonnable (AUP).

Cette politique s'applique à toute personne dont les renseignements personnels sont traités à l'occasion de l'utilisation de Callizy : le Client, ses Utilisateurs autorisés, et toute personne physique dont les données transitent par le service (correspondants, contacts importés, destinataires d'appels ou de SMS).

2. Qui sommes-nous

Le service Callizy est exploité par Workless, dont le siège est situé au :

Workless
8322 place Provencher
Montréal, Québec H1R 2Z1
Canada

Workless est soumis à la législation canadienne, et notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA, fédéral).

3. Rôle de Workless : responsable et sous-traitant

Selon la nature des données traitées, Workless agit soit comme responsable du traitement, soit comme sous-traitant (mandataire) du Client. Cette distinction est importante car elle conditionne qui doit répondre des demandes des personnes concernées.

3.1 Workless agit comme responsable du traitement

Pour les renseignements collectés directement par Workless aux fins de la relation contractuelle avec le Client. Cela inclut notamment :

• les données d'inscription et de compte (nom, prénom, adresse courriel, téléphone, entreprise) ;
• les informations de facturation et de paiement ;
• les journaux d'accès, identifiants de session, données de sécurité ;
• les échanges avec le support et les tickets associés ;
• les données de navigation strictement nécessaires au fonctionnement du service.

3.2 Workless agit comme sous-traitant du Client

Pour les renseignements personnels que le Client importe, génère ou fait transiter via le service dans le cadre de sa propre activité. Cela inclut notamment :

• les contacts et listes d'appels importés par le Client ;
• les enregistrements d'appels activés par le Client ;
• les messages vocaux et leurs transcriptions ;
• le contenu des SMS envoyés ou reçus via le service ;
• les scripts, instructions, configurations et résultats des agents vocaux IA configurés par le Client ;
• les données échangées via l'API ou les intégrations tierces mises en place par le Client.

Dans ce cadre, le Client conserve la qualité de responsable du traitement pour ces données. Il lui appartient d'établir la base légale de la collecte, d'informer les personnes concernées, de recueillir leur consentement lorsque la loi l'exige et de répondre à leurs demandes d'exercice de droits. Workless traite ces données uniquement pour le compte du Client, conformément à ses instructions et à la présente politique.

4. Renseignements collectés

4.1 Données d'inscription et de compte

• nom et prénom ;
• adresse courriel professionnelle ;
• numéro de téléphone ;
• nom et adresse de l'entreprise ;
• fonction ou rôle au sein de l'organisation.

4.2 Données de facturation et de paiement

Les paiements sont traités par Stripe. Les informations de carte ne transitent pas par les serveurs Workless et ne sont pas conservées par Workless. Workless reçoit uniquement les informations nécessaires à la facturation (jeton de paiement, statut, identifiant client Stripe, factures émises).

4.3 Données opérationnelles télécom

• numéros de téléphone attribués au Client par Callizy ;
• numéros portés par le Client sur le service ;
• journaux d'appels : numéros, durée, horodatage, statut, direction ;
• journaux SMS : expéditeur, destinataire, horodatage, statut ;
• contenu des SMS lorsqu'ils transitent par le service ;
• messages vocaux et fichiers audio associés ;
• enregistrements d'appels lorsque la fonctionnalité est activée par le Client ;
• transcriptions et résumés générés à partir des enregistrements ou messages vocaux.

4.4 Données relatives aux agents vocaux IA

• scripts, instructions et données de configuration fournis par le Client ;
• listes de contacts utilisées par les campagnes ou les agents ;
• contenus des interactions vocales générées par les agents IA ;
• transcriptions, résumés et données de contexte produits par les agents ;
• journaux d'exécution et statuts d'appels associés.

4.5 Données techniques et de sécurité

• adresse IP de connexion ;
• type de navigateur et d'appareil ;
• identifiants de session et jetons d'authentification ;
• cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (voir section 13) ;
• journaux de sécurité (tentatives de connexion, opérations sensibles, alertes de fraude).

4.6 Échanges avec le support

• contenu des tickets de support, courriels et pièces jointes ;
• historique des demandes et des résolutions.

5. Finalités du traitement

Workless traite les renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• fournir, exploiter et maintenir le service Callizy ;
• créer et gérer les comptes Clients et Utilisateurs ;
• acheminer les appels, SMS et communications associées ;
• exécuter les fonctionnalités activées par le Client (messagerie vocale, enregistrement, transcription, agents vocaux IA, intégrations) ;
• traiter la facturation et les paiements ;
• fournir le support technique et répondre aux demandes du Client ;
• assurer la sécurité du service, prévenir et détecter la fraude, les abus et les usages contraires à l'AUP ;
• respecter les obligations légales, comptables et réglementaires applicables ;
• améliorer le service par des analyses agrégées et anonymisées qui ne permettent pas la ré-identification des personnes.

6. Bases légales du traitement

Le traitement repose, selon les cas, sur :

• L'exécution du contrat conclu avec le Client (création de compte, fourniture du service, facturation).
• Les obligations légales auxquelles Workless est soumise (conservation comptable, coopération avec les autorités, conformité télécommunications).
• L'intérêt légitime de Workless à sécuriser le service, prévenir la fraude et améliorer l'expérience par des données agrégées.
• Le consentement des personnes concernées, lorsque la loi le requiert (notamment pour certains traitements de données sensibles, certains envois marketing ou certains traitements automatisés).

7. Pas d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle

Workless n'utilise pas le contenu des appels, des messages vocaux, des SMS, des transcriptions, des résumés générés par IA, des scripts d'agents ni des données importées par le Client pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, qu'il s'agisse de modèles propres à Workless ou de modèles tiers.

Les modèles utilisés par Callizy pour la transcription, la synthèse vocale ou les agents vocaux sont fournis par des prestataires spécialisés (catégories décrites à la section 8) et sont opérés en mode inference uniquement, sans réutilisation du contenu Client pour l'apprentissage.

8. Partage avec des prestataires

Pour fournir le service, Workless fait appel à des prestataires spécialisés, contractuellement tenus au respect de la confidentialité et à un traitement limité aux finalités convenues. Les catégories de prestataires utilisées sont :

• Paiement : Stripe (traitement des paiements, facturation, gestion des abonnements).
• Télécommunications / opérateur VoIP : acheminement des appels et SMS, attribution de numéros, attestation STIR/SHAKEN.
• Hébergement et infrastructure cloud : exécution des applications, stockage des bases de données, stockage des fichiers audio.
• Email transactionnel : envoi des courriels liés au compte (vérification, notifications, support).
• Transcription et synthèse vocale : conversion parole-texte des messages vocaux et appels, génération vocale pour les agents IA.
• Modèles d'intelligence artificielle : génération de réponses et de résumés par les agents vocaux IA, en mode inference uniquement (voir section 7).
• Sécurité et anti-bot : détection des inscriptions automatisées, protection contre la fraude.
• Monitoring et journalisation : supervision technique du service, gestion des incidents.

Workless ne partage pas les données du Client à des fins publicitaires, commerciales ou de courtage.

9. Hébergement et transferts hors Québec / hors Canada

Workless est établie au Québec. Le service Callizy est hébergé principalement au Canada et aux États-Unis. Certaines données peuvent être traitées ou stockées à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment par les prestataires techniques, télécom, cloud, paiement, support, sécurité et IA mentionnés à la section 8.

Ces transferts sont encadrés par des engagements contractuels imposant à chaque prestataire un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation canadienne et québécoise applicable. Avant tout transfert hors Québec, Workless procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise par la Loi 25.

Le Client reconnaît que l'utilisation de certaines fonctionnalités (notamment transcription, agents vocaux IA et acheminement télécom international) implique nécessairement un traitement hors Québec et, dans certains cas, hors Canada.

10. Durées de conservation

Sauf obligation légale plus longue ou configuration différente choisie par le Client, les durées indicatives de conservation sont les suivantes :

• Données de compte : durée du contrat, puis 3 ans après la résiliation.
• Données de facturation et factures : 7 ans à compter de l'émission, conformément aux obligations comptables et fiscales canadiennes.
• Journaux d'appels : 12 mois.
• Journaux SMS : 12 mois.
• Messages vocaux : 30 jours (suppression automatique), sauf téléchargement ou conservation explicite par le Client.
• Enregistrements d'appels : 30 jours par défaut, sauf configuration différente définie par le Client. Le Client peut configurer une durée plus courte ou activer une suppression immédiate.
• Transcriptions et résumés : 30 jours par défaut, alignés sur la durée de conservation de l'enregistrement source.
• Données et configurations des agents vocaux IA : durée du contrat ; suppression des configurations actives à la résiliation, sauf demande de conservation par le Client.
• Contacts importés et listes d'appels : durée du contrat ; suppression à la résiliation, sauf demande contraire du Client.
• Journaux de sécurité : jusqu'à 24 mois.
• Tickets de support : 3 ans à compter de la clôture du ticket.

À l'expiration des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée. Le Client peut, à tout moment, supprimer manuellement ses propres données via les interfaces du service, dans la mesure permise par la loi.

11. Sécurité

Workless met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :

• chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) ;
• chiffrement au repos pour les données sensibles ;
• authentification, contrôle d'accès et principe de moindre privilège ;
• journalisation des accès et opérations sensibles ;
• protection contre les inscriptions automatisées (mécanismes anti-bot) ;
• vérification de l'origine des requêtes télécom (signatures opérateurs) ;
• sauvegardes régulières et procédures de continuité ;
• revue périodique des accès et des configurations.

Aucune mesure n'étant infaillible, Workless ne peut garantir une sécurité absolue. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, Workless notifiera la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées conformément à la Loi 25.

12. Droits des personnes concernées

Conformément à la Loi 25 (Québec), à la PIPEDA (fédéral) et, lorsque applicable, au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, les personnes concernées disposent des droits suivants à l'égard de leurs renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir confirmation de l'existence d'un traitement et copie des renseignements détenus.
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit à la suppression : demander la suppression de renseignements lorsque les conditions légales sont réunies.
• Droit au retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement préalablement donné, sans effet rétroactif sur les traitements déjà réalisés.
• Droit d'opposition : s'opposer, pour des motifs légitimes, à certains traitements.
• Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements communiqués activement.
• Droit à la désindexation : demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d'un renseignement dans les conditions prévues par la loi.
• Droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente, notamment la Commission d'accès à l'information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer ces droits, contactez Workless à privacy@callizy.ca. Workless s'efforce de répondre dans un délai de 30 jours, conformément à la Loi 25.

Cas particulier — données traitées pour le compte du Client. Pour les données décrites à la section 3.2 (contacts, enregistrements, transcriptions, agents IA, etc.), Workless agit comme sous-traitant du Client. Les demandes d'exercice de droits relatives à ces données doivent en principe être adressées au Client directement. Workless prêtera son concours au Client pour y répondre.

13. Cookies et traceurs

Le site et l'application Callizy utilisent uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• cookies d'authentification et de session ;
• cookies de préférences (langue, paramètres d'interface) ;
• cookies de sécurité (protection contre les attaques automatisées).

Workless n'utilise pas, à ce jour, de cookies publicitaires, de pixels de tracking marketing (Meta, LinkedIn, Google Ads) ni de profilage comportemental à des fins publicitaires. Toute évolution sera annoncée et soumise au recueil préalable du consentement requis par la loi.

14. Communications marketing

Workless peut adresser au Client et à ses Utilisateurs des courriels transactionnels (vérification de compte, factures, alertes de sécurité, changements significatifs au service) qui relèvent de l'exécution du contrat et ne peuvent pas être désactivés tant que le compte est actif.

Workless peut également adresser des communications commerciales (nouveautés produit, offres, annonces) sur la base d'une relation commerciale existante ou d'un consentement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP/CASL). Chaque communication commerciale comporte un mécanisme de désabonnement clair et accessible.

15. Enregistrement des appels

Le service permet au Client d'activer l'enregistrement des appels et l'annonce vocale préalable informant les interlocuteurs. Les règles, responsabilités et obligations légales associées sont détaillées à la section 7 de l'AUP.

Le Client demeure responsable de la licéité de la configuration retenue, notamment de l'obtention du consentement requis dans les juridictions à consentement de toutes les parties. Workless agit comme sous-traitant pour le stockage et la transcription de ces enregistrements.

16. Agents vocaux IA

Lorsque le Client configure et déploie un agent vocal IA, Workless agit comme sous-traitant pour le traitement des interactions, transcriptions et résultats associés. Les obligations du Client sont décrites à la section 8 de l'AUP.

Conformément à la section 7 de la présente politique, le contenu des interactions avec les agents vocaux IA n'est pas utilisé pour entraîner de modèles d'IA, qu'ils soient propres à Workless ou tiers.

17. Mineurs

Callizy est un service destiné aux entreprises, organisations et travailleurs autonomes. Il n'est ni conçu ni proposé aux personnes mineures. Workless ne collecte pas sciemment de renseignements personnels relatifs à des mineurs. Si Workless prend connaissance qu'un compte a été créé par une personne mineure ou qu'un mineur fait l'objet d'un traitement non conforme, les renseignements seront supprimés dans les meilleurs délais.

18. Modifications de la politique

Workless peut modifier la présente politique afin de l'adapter à l'évolution du service, des lois applicables, des pratiques du secteur ou des exigences réglementaires. Les modifications substantielles seront notifiées au Client par courriel ou par avis dans l'application au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec la date de dernière mise à jour indiquée en tête.

19. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Workless a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Toute question ou demande relative au traitement des renseignements personnels peut lui être adressée à :

privacy@callizy.ca

20. Contact

Pour toute question relative à la présente politique :

Confidentialité : privacy@callizy.ca
Support général : support@callizy.ca
Adresse postale : Workless / Callizy — 8322 place Provencher, Montréal, Québec H1R 2Z1, Canada
Téléphone : +1 (438) 533-8446

21. Droit applicable

La présente politique est régie par le droit applicable dans la province de Québec et par les lois fédérales du Canada applicables, sans préjudice des dispositions impératives applicables dans la juridiction de résidence de la personne concernée.