Connecter Microsoft 365

L’agent IA prend les rendez-vous dans Microsoft 365, pendant l’appel.

Rôle : GestionnaireDurée : 2 minSur : Web

Sur cette page

Ce que fait l’intégration

Le client appelle, l’agent IA regarde vos vraies disponibilités dans Microsoft 365, propose un créneau et le réserve. Le rendez-vous apparaît dans votre agenda avec le nom et le numéro du client, et le client reçoit une confirmation par texto.

Vous réglez les heures d’ouverture, la durée et le battement entre deux rendez-vous. L’agent ne propose jamais un créneau déjà pris, même s’il vient d’être ajouté à la main dans l’agenda. Si vous l’y autorisez, il annule ou déplace aussi un rendez-vous existant.

Avant de commencer

Être gestionnaire du compte Callizy.
Une réceptionniste IA déjà créée : voir Créer et tester sa réceptionniste IA.
Le compte Microsoft 365 de l’agenda à donner à l’agent.
Tous les forfaits, dès Solo.

Pas à pas

4 étapes, environ 2 min

1
Connecter Microsoft 365
Ouvrez les calendriers de Callizy
30 s
Dans Callizy, menu Calendriers, puis Connecter un calendrier. Choisissez Microsoft 365 et donnez-lui un nom.
Calendriers/Connecter un calendrier
Ouvrir cet écran dans Callizy
2
Acceptez dans Microsoft 365
30 s
L’écran de Microsoft 365 s’ouvre. Connectez-vous et acceptez. Vous revenez dans Callizy. Fonctionne avec Outlook et les comptes Microsoft 365 de votre entreprise. Les rendez-vous en visio reçoivent un lien Teams.
3
Donnez-le à l’agent IA
Ouvrez la fiche de l’agent
30 s
Menu Agents IA, votre agent, onglet Actions, ligne Prise de rendez-vous.
Agents IA/Actions/Prise de rendez-vous
4
Choisissez le calendrier
30 s
Sélectionnez-le dans la liste, réglez les heures d’ouverture et la durée, enregistrez. Dès le prochain appel, l’agent propose des créneaux et réserve.

Ce que vous verrez

L’écran « Modifier l’agent vocal » avec le panneau « Prise de rendez-vous » ouvert : un agenda Microsoft choisi, la durée, le battement, les disponibilités et « Ce que l’agent peut faire ». — La prise de rendez-vous de l’agent : l’agenda, la durée, les heures, ce qu’il a le droit de faire.

L’onglet « Rendez-vous » de Callizy : trois compteurs en haut, puis la liste « À venir » avec, pour chaque rendez-vous, le client, la date, la durée, le calendrier et « Créé par ». — Les rendez-vous pris par l’agent, avec le client, l’agenda et qui l’a créé.

À retenir

L’agent ne propose jamais un créneau déjà pris, même ajouté à la main.
Annuler et déplacer un rendez-vous sont désactivés au départ.
Le client reçoit sa confirmation par texto.

Les réglages

Ils se changent à tout moment, sans rien reconnecter.

Heures d’ouverture: Jour par jour. L’agent ne propose rien en dehors.
Durée et battement: La durée d’un rendez-vous et le temps gardé entre deux.
Annuler et déplacer: Si l’agent peut annuler ou déplacer un rendez-vous existant. Désactivé au départ.
Texto de confirmation: Le client reçoit la date, l’heure et l’adresse par texto, dès la fin de l’appel. Vous pouvez aussi être prévenu.

Ça ne marche pas ?

L’agent ne propose aucun créneau

Vérifiez les heures d’ouverture de la Prise de rendez-vous : l’agent ne propose rien en dehors.
Vérifiez qu’il reste des plages libres dans Microsoft 365.

L’agent ne réserve pas